skyの再就職レポート1: 営業事務

営業事務について 【sky】

私の会社では、営業事務でも、営業グループに属する営業事務と、受注を担当する営業事務がいました。 私は、営業グループの事務から受注票をもらって、それを打ち込む作業が主でした。

受注伝票の打ち込みをしていたので、間違えたら、 営業グループの営業成績にまで影響するし、お客様には間違った商品が届くし、返品伝票を打たなくてはいけないので、 たくさんの人に迷惑がかかり、間違えることがすごいプレッシャーになる仕事でした。

しかし、注文の数には波があり、多忙期と閑散期の差が激しかったので、 閑散期の時間をどう使うか、自分の中でとても課題でした。

東京支店の中では、ずっと社内に居たので、営業さんに社内のことを聞かれたら、なんでも応えられるように個人的に努力してました。

パンフレットの補充や、コピー機やシュレッダーが詰まったりしてないかもチェックしてました。 あとは、自分の受注数を数字化して、今月はこんなに受注できたな、とか自分で表にしてました。


営業事務の方にお願いしていた仕事 【Miho】

  • 受発注お願い(電話で)
  • 受発注確認、売掛金入金確認
  • 資料(提案書、見本など)送付
  • 資料作成(VLOOKUP的なやつ)


営業事務から見た営業さん 【sky】

製品の提案、販売店へのアプローチ、新たな製品の勉強会など、営業さんは本当に多忙だと思ってました。 また外出が多い上、外食も多く、スケジュール管理も自分でやらなくてはいけないので、体調管理も大変そうでした。

営業さんに一言 : 自分が一番偉いって態度はよくない。

営業と事務の間って確認事項が多いです。 でも、いつでも聞けるわけではなく、外出していることがほとんどなので、その場ですぐに解決ってことが難しかったりします。

不在の時は、メールで聞きたい内容や、取次内容を送って連絡待ちの状態が多く、 この人から電話がきたら、聞けること全部聞かなくちゃ!ってそれぞれにリストアップしてリストを作っていました。

事務の人が聞いたことについて、電話や、営業所に戻ってきたとき、メールの返信…どんな形態でもいいので返ってくると、安心でした。

でも、返信が曖昧だったり、返ってこなかったことに対しては、のちのち大事になったりすることもあったので、 営業と事務はこまめに連絡を取り合って、お互いに「いつもありがとう」という気持ちが大切だと思います。


営業さんから見た営業事務 【Miho】

営業事務の方に怒られたこと : 経過報告をしなかったこと。

クレーム処理の手伝いをしてもらっていたのに、結果どうだったかの報告をしなかったこととか、営業数値のために一緒に資料作成したのに、その結果も報告を忘れたりして…。 お願いする時はヘーコラするのに、その後は「営業の私の成果」とばかりに連絡を怠ると、怒られるというか…「言って欲しかった」みたいな気持ちにさせていたと思います。

現場の声が聞こえにくい事務の方への「顧客の反応」はぜひとも持って帰りたいところ。 モチベーションのためだけでなくて、それが彼女、彼たちの仕事のスキルアップにもつながるんですよね。

ちなみに事務の方から「現場からリサーチして欲しいこと」などは早々に聞くように心がけていました。 顧客に対しても「内部の人間の気持ち」を伝えることも大事だと思って…それは顧客を動かす力にもなったんですよね。 「Mihoさんだけじゃなくて、中の人も頑張ってるんやね〜」みたいな感じでね。

【記事作成:sky・Miho、編集:Miwa、最終更新日:2011/4/6】